AZAV-Audit: So prüft die fachkundige Stelle Ihren Träger

Was passiert im AZAV-Audit?

Die fachkundige Stelle entscheidet über die Zulassung des Trägers einschließlich seiner Zweigstellen und über die Maßnahmen nach Prüfung der eingereichten Antragsunterlagen und örtlichen Prüfungen (§ 181 Abs. 4 Satz 1 SGB III). Das Audit verbindet also Dokumentenprüfung und Prüfung vor Ort.

Geprüft wird nach § 5 Abs. 1 AZAV ortsbezogen und bezogen auf jeden beantragten Fachbereich. Die ortsbezogene Prüfung bezieht die Standorte des Trägers mit ein. Nach den Empfehlungen des Beirats prüft die fachkundige Stelle Verfügbarkeit und Qualität der physischen Standorte – auch der temporären – mit geeigneten Maßnahmen.

Im Audit gleicht die fachkundige Stelle Ihre Dokumentation mit der Praxis ab: Gibt es die beschriebenen Abläufe, werden Ziele gemessen, Befragungen ausgewertet, Beschwerden bearbeitet? Welche Nachweise dafür bereitliegen sollten, zeigt die AZAV-Checkliste.

Welche Audits gibt es: Erstaudit, Überwachung, erneute Zulassung?

Das Erstaudit steht vor der ersten Zulassung und umfasst alle Anforderungen des § 178 SGB III und des § 2 AZAV. Danach ist die Trägerzulassung auf längstens fünf Jahre befristet (§ 181 Abs. 5 Satz 2 i. V. m. § 177 Abs. 3 Satz 2 SGB III).

Innerhalb dieser Zeit überprüft die fachkundige Stelle jährlich, ob Ihr Qualitätsmanagementsystem wirksam angewendet wird. Zur jährlichen Überprüfung gehört nach den Beiratsempfehlungen auch die Überwachung Ihres zugelassenen Maßnahmeangebots durch die Stelle, die die Maßnahmen zugelassen hat. Dafür zieht sie je Fachbereich eine Stichprobe: bei bis zu 30 laufenden oder seit der letzten Prüfung abgeschlossenen Maßnahmen und Bausteinen 5 Prozent, bei mehr als 30 ein Drittel der Quadratwurzel – jeweils aufgerundet.

Vor Ablauf der Befristung steht die erneute Zulassung, oft Rezertifizierung genannt. Die Beiratsempfehlungen verwenden dafür den Begriff „Re-Erstbegutachtung“. Für die neue Zulassung müssen wieder alle Anforderungen erfüllt und nachgewiesen sein. Planen Sie diesen Termin rechtzeitig, damit keine Lücke in der Zulassung entsteht.

Wie wird die Maßnahmenzulassung geprüft?

Auch Maßnahmen prüft die fachkundige Stelle ortsbezogen (§ 5 Abs. 2 AZAV), und zwar die Anforderungen aus §§ 3 und 4 AZAV. Nach der Erfahrung von Monika Durst läuft die Maßnahmenzulassung meist als digitales Dokumentenaudit, während die Trägerzulassung meist per Vor-Ort-Audit geprüft wird.

Im Mittelpunkt stehen Konzept und Kalkulation. Die Beiratsempfehlungen verlangen, dass Konzept, Kalkulation und Informationen an Teilnehmende übereinstimmen, und dass die fachkundige Stelle die Kosten nach eigenen, einheitlichen Grundsätzen prüft – unabhängig davon, ob sie unter oder über dem Bundesdurchschnittskostensatz liegen. Liegen sie mehr als 25 Prozent darüber, braucht die Zulassung die Zustimmung der Bundesagentur (§ 179 Abs. 2 SGB III). Wie Sie Maßnahmen prüffähig aufbereiten, lesen Sie unter Maßnahmenzulassung.

Was ist die Referenzauswahl im AZAV-Audit?

Wer viele Maßnahmen zulassen will, kann nach § 181 Abs. 3 SGB III beantragen, dass die fachkundige Stelle nur eine von ihr bestimmte Auswahl prüft. Diese Referenzauswahl beruht auf einer unabhängigen, repräsentativen Stichprobe (§ 5 Abs. 3 AZAV) und ist nur für Maßnahmen möglich, deren Kosten die Durchschnittskostensätze nicht übersteigen.

Die Beiratsempfehlungen legen die Größe fest: Bei bis zu 30 Maßnahmen und Bausteinen werden 20 Prozent geprüft, darüber die Quadratwurzel der Gesamtzahl, jeweils aufgerundet. Zusätzlich muss jede beantragte Zielsetzung nach § 45 SGB III beziehungsweise jeder vertretene Wirtschaftszweig der Weiterbildung mindestens einmal in der Stichprobe sein. Der Beirat rechnet selbst ein Beispiel vor: Bei 15 Weiterbildungen aus vier Wirtschaftszweigen reichen rechnerisch drei Prüfungen, wegen der Wirtschaftszweige werden aber mindestens vier gezogen.

Wichtig: Die Zulassung aller Maßnahmen setzt voraus, dass die geprüften die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen (§ 181 Abs. 3 Satz 2 SGB III). Und für Maßnahmen, die Sie nach der Zulassung neu anbieten, wird das Verfahren wieder eröffnet (Satz 3).

Wie bereiten Sie sich auf das AZAV-Audit vor?

Gute Vorbereitung heißt vor allem: Nachweise griffbereit haben und die Menschen vorbereiten, die im Audit sprechen. Das sollte bereitliegen:

• aktuelle QM-Dokumentation zu allen neun Punkten des § 2 Abs. 4 AZAV, siehe QM-Handbuch nach AZAV
• Belege, dass das System angewendet wird: Ergebnisse eigener Prüfungen, Zielvereinbarungen mit Kennzahlen, ausgewertete Befragungen und bearbeitete Beschwerden
• Personalunterlagen mit Qualifikation, Berufserfahrung und pädagogischer Eignung der Lehr- und Fachkräfte
• Nachweise zu jedem Standort: Nutzung der Räume, Ausstattung und, bei digitalen Maßnahmen, der Ort ihrer Administration
• Belege für die Zusammenarbeit mit Akteuren des Ausbildungs- und Arbeitsmarktes vor Ort
• Verträge mit Teilnehmenden und Muster der Teilnahmebescheinigung
• Maßnahmeunterlagen: Konzept, Kalkulation, Berechtigungen und gegebenenfalls Bestätigungen nach § 4 AZAV
• eine Ansprechperson, die die Unterlagen kennt und am Audittag erreichbar ist

Was passiert bei Abweichungen im AZAV-Audit?

Im Zulassungsverfahren kann die fachkundige Stelle das Verfahren einmalig für längstens drei Monate aussetzen, damit Sie nicht erfüllte Kriterien nachbessern – oder die Zulassung endgültig ablehnen (§ 181 Abs. 4 Satz 3 SGB III). Die Entscheidung ergeht schriftlich.

Bei einer bestehenden Zulassung setzt die fachkundige Stelle eine Frist von höchstens drei Monaten. Erfüllt der Träger die rechtlichen Anforderungen danach nicht, muss sie die Zulassung entziehen (§ 181 Abs. 7 SGB III). Die Frist ist nach § 5 Abs. 7 Satz 2 AZAV so zu wählen, dass die Anforderungen schnellstmöglich erfüllt werden. Entsteht nach der Zulassung ein Fehler bei einer einzelnen Maßnahme, kann deren Zulassung nach den Beiratsempfehlungen für längstens drei Monate ausgesetzt oder widerrufen werden.

Auch Prüfergebnisse der Agentur für Arbeit nach § 183 SGB III gehen an die fachkundige Stelle; sie prüft, ob diese die Zulassung berühren (§ 5 Abs. 8 AZAV).

Welche Änderungen müssen Sie der fachkundigen Stelle melden?

Zwischen den Audits gilt eine Mitteilungspflicht: Änderungen, die Auswirkungen auf die Zulassung haben können, zeigen Sie unverzüglich an (§ 181 Abs. 5 Satz 2 i. V. m. § 177 Abs. 4 SGB III). Nach den Beiratsempfehlungen sind das wesentliche Änderungen inhaltlicher, konzeptioneller oder organisatorischer Art und solche mit finanziellen Auswirkungen. § 5 Abs. 5 AZAV nennt insbesondere:

• Standorte des Trägers – neue, auch temporäre, und weggefallene
• Fachbereiche, für die Sie zugelassen sind oder werden wollen
• die Durchführung von Maßnahmen, etwa Konzept, Dauer oder Kostensatz

Praxistipp: Ändern sich Konzept oder Kostensatz einer zugelassenen Maßnahme, können Sie bei Ihrer fachkundigen Stelle eine Änderungszulassung erwirken, wie die Bundesagentur für Arbeit erläutert. Die Anlage zum Zertifikat mit Standorten und Fachbereichen wird fortlaufend aktualisiert (§ 5 Abs. 6 AZAV).

Wie begleitet Monika Durst Sie durch das Audit?

Monika Durst bereitet Sie mit Prüffragen-Checklisten auf das Audit vor und geht Ihre Unterlagen in Korrekturschleifen durch, bevor sie zur fachkundigen Stelle gehen. Auf Wunsch nimmt sie am Audit teil und unterstützt Sie in der Kommunikation mit dem Zertifizierer. Nach der Zulassung begleitet sie auch Folgeaudits und die Zulassung weiterer Maßnahmen.

Über die Zulassung entscheidet allein die fachkundige Stelle. Personen mit beratender Funktion im Verfahren dürfen an der Entscheidung nicht beteiligt sein (§ 181 Abs. 4 Satz 5 SGB III) – Beratung und Prüfung bleiben getrennt. Mehr zur Person lesen Sie unter Monika Durst; einen Überblick über das gesamte Verfahren gibt der Leitfaden AZAV-Zertifizierung.

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Keine Rechtsberatung: Diese Seite erläutert SGB III, AZAV und die Empfehlungen des Beirats (Stand 17.06.2026). Wie Ihr Audit konkret abläuft, legt Ihre fachkundige Stelle fest.