Bildungsträger werden – Schritt für Schritt zur AZAV-Zulassung

Was ist ein Bildungsträger?

Ein Bildungsträger ist im Recht der Arbeitsförderung ein „Träger“ im Sinne des § 21 SGB III: eine natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die Maßnahmen der Arbeitsförderung selbst durchführt oder durch Dritte durchführen lässt. Das kann eine Weiterbildungsakademie sein, eine Coaching-Praxis oder eine Fahrschule – entscheidend ist das Angebot, nicht die Rechtsform.

Um geförderte Maßnahmen durchzuführen, braucht ein Träger die Zulassung durch eine fachkundige Stelle (§ 176 Abs. 1 SGB III). Die Voraussetzungen stehen in § 178 SGB III: Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, Unterstützung der beruflichen Eingliederung, qualifiziertes Personal, ein angewendetes QM-System und angemessene Verträge mit den Teilnehmenden. Arbeitgeber, die ausschließlich betriebliche Maßnahmen durchführen, brauchen keine Zulassung.

Gibt es eine „Bildungsgutschein-Zertifizierung“?

Nicht unter diesem Namen. Gemeint ist die AZAV-Zulassung. Nach § 81 Abs. 1 Nr. 3 SGB III wird eine Weiterbildung nur gefördert, wenn „die Maßnahme und der Träger der Maßnahme für die Förderung zugelassen sind“. Beides prüft eine fachkundige Stelle.

Den Bildungsgutschein selbst erhält die geförderte Person von der Agentur für Arbeit – seit dem 01.01.2025 auch dann, wenn sie Kundin oder Kunde des Jobcenters ist (mehr dazu). Er bescheinigt, dass die Fördervoraussetzungen vorliegen, und kann zeitlich befristet sowie regional und auf bestimmte Bildungsziele beschränkt werden (§ 81 Abs. 4 SGB III). Sie als Träger bewilligen nichts, legen den Gutschein aber vor Beginn der Maßnahme der Agentur für Arbeit vor. Wie das Verfahren aus Trägersicht abläuft, erklärt der Beitrag Bildungsgutschein und AZAV.

Welche Schritte führen zum zugelassenen Bildungsträger?

Die Reihenfolge ist eine Orientierung; einige Schritte laufen parallel. Ausführlich erklären wir die Prüfungen auf den Seiten zur Trägerzulassung und Maßnahmenzulassung, die Kalkulation im Beitrag zu den B-DKS und das Qualitätsmanagement im Ratgeber zum AZAV-QM-Handbuch.

1. Geschäftsmodell und Zielgruppe klärenFür wen bieten Sie was an, und gibt es dafür Bedarf? Eine Maßnahme muss nach Lage und Entwicklung des Arbeitsmarktes zweckmäßig sein (§ 179 Abs. 1 Nr. 1 SGB III). Halten Sie Ihre Marktbeobachtung von Anfang an schriftlich fest.
2. Rechtsform wählenTräger können natürliche Personen, juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften sein; § 2 Abs. 1 AZAV nennt für sie jeweils die vorzulegenden Angaben. Welche Rechtsform steuerlich und haftungsrechtlich passt, klären Sie mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung.
3. Fachbereich festlegen§ 5 Abs. 1 AZAV unterscheidet sechs Fachbereiche, etwa Aktivierung und berufliche Eingliederung (Nr. 1) oder berufliche Weiterbildung (Nr. 4). Die fachkundige Stelle prüft bezogen auf den Fachbereich und Ihre Standorte.
4. Räume, Ausstattung und Personal sichernGeprüft werden die Eignung Ihrer Räume (§ 2 Abs. 1 AZAV) und die Qualifikation von Leitung, Lehr- und Fachkräften (§ 178 Nr. 3 SGB III, § 2 Abs. 3 AZAV). Für jede Maßnahme muss die Ausstattung die Durchführung gewährleisten (§ 179 Abs. 1 Nr. 2).
5. QM-System aufbauen und anwendenOhne angewendetes Qualitätsmanagement keine Zulassung (§ 178 Nr. 4 SGB III). Die Dokumentation umfasst neun Punkte nach § 2 Abs. 4 AZAV.
6. Trägerzulassung beantragenSie beantragen die Zulassung mit allen Unterlagen bei einer fachkundigen Stelle Ihrer Wahl (§ 181 Abs. 1 SGB III). Die Stelle prüft die Unterlagen und führt örtliche Prüfungen durch (§ 181 Abs. 4).
7. Kosten nach B-DKS kalkulierenDie Kosten sind angemessen, wenn sie sachgerecht ermittelt sind und die Bundes-Durchschnittskostensätze nicht überschreiten oder die Überschreitung auf notwendige besondere Aufwendungen zurückgeht (§ 179 Abs. 2). Für Gruppenmaßnahmen kalkulieren Sie grundsätzlich mit zwölf Teilnehmenden (§ 3 Abs. 3 AZAV).
8. Maßnahmen zulassen lassenFür jede Maßnahme reichen Sie Konzept, Personal- und Raumplanung sowie Kalkulation ein. Weiterbildungen müssen zusätzlich § 180 SGB III erfüllen und mit einem Zeugnis über die vermittelten Inhalte abschließen.

Können Neugründer ohne Referenzen zugelassen werden?

Ja. Viele Nachweise beziehen sich auf bisherige Tätigkeit, etwa die Übersicht bereits durchgeführter Maßnahmen und ihrer arbeitsmarktlichen Ergebnisse oder Bewertungen durch Teilnehmende und Betriebe (§ 2 Abs. 2 AZAV). Kann ein Träger solche Angaben im Einzelfall nicht machen, hat er nach § 2 Abs. 7 AZAV „in geeigneter Weise darzulegen, wie die jeweilige Anforderung erfüllt werden wird“.

Statt Ergebnissen legen Sie also Verfahren vor. Beschreiben Sie, wie Sie Eingliederungsergebnisse erfassen werden, fügen Sie Muster für Fragebögen und Auswertungen bei und belegen Sie bereits vereinbarte Kooperationen mit Betrieben. Die Berufserfahrung von Leitung und Lehrkräften aus früheren Tätigkeiten zählt dabei mit (§ 2 Abs. 3 Nr. 1 AZAV).

Welche Stolpersteine gibt es bei der Gründung?

Diese Punkte sollten Sie früh klären, weil sie sich kurz vor dem Audit kaum noch ändern lassen:

• Standort ohne Mietvertrag: Nach den Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III kann ein Standort erst ab einer tatsächlichen, zeitlich konkret bestimmten Anmietung in die Zulassung aufgenommen werden.
• Zuverlässigkeitsnachweise: Die fachkundige Stelle erhält unter anderem einen Registerauszug, soweit vorhanden, und eine Erklärung zu Vorstrafen, Strafverfahren und Gewerbeuntersagungen der letzten fünf Jahre (§ 2 Abs. 1 AZAV).
• Teilnahmeverträge: § 178 Nr. 5 SGB III verlangt angemessene Bedingungen, insbesondere zu Rücktritts- und Kündigungsrechten. Nach Abschluss erhalten Teilnehmende eine Teilnahmebescheinigung (§ 2 Abs. 5 AZAV).
• Kalkulation ohne Nachweise: Eigenerklärungen ohne Nachweise genügen nach den Beiratsempfehlungen nicht, um die Angemessenheit der Kosten zu belegen.
• Unterauftragnehmer: Bei Weiterbildungsmaßnahmen darf ein nicht zugelassener Unterauftragnehmer nach den Beiratsempfehlungen nur einen unerheblichen Teil übernehmen, höchstens zehn Prozent.
• Abschlussorientierte Maßnahmen: Bereitet eine Weiterbildung auf einen anerkannten Ausbildungsberuf vor, brauchen Sie eine Bestätigung der zuständigen Stelle über Ihre Eignung als Ausbildungsstätte (§ 4 AZAV).

Wie lange dauert es, Bildungsträger zu werden?

Eine gesetzliche Frist, bis wann die fachkundige Stelle entscheiden muss, enthalten weder SGB III noch AZAV. Aus Erfahrung von Monika Durst brauchen Träger für die Vorbereitung in der Regel 4 bis 10 Wochen – je nach vorhandener Struktur. Bis zur erteilten Zulassung vergehen meist insgesamt 10 bis 12 Wochen.

Planen Sie Puffer ein: Stellt die fachkundige Stelle Mängel fest, kann sie das Verfahren einmalig für längstens drei Monate zur Nachbesserung aussetzen (§ 181 Abs. 4 SGB III). Die Trägerzulassung ist anschließend auf längstens fünf Jahre befristet und wird jährlich überprüft (§ 181 Abs. 5 i. V. m. § 177 Abs. 3).

Wie begleitet das AZAV Serviceportal Gründerinnen und Gründer?

Wir starten mit einer Erstanalyse: Welche Maßnahmen planen Sie, welcher Fachbereich passt, was ist schon vorhanden? Danach vergleichen wir Angebote fachkundiger Stellen, liefern Muster-QM-Handbuch, Prozessvorlagen und Checklisten und kalkulieren mit Ihnen die Kostensätze Ihrer Maßnahmen. Vor dem Audit gehen wir Ihre Unterlagen in Korrekturschleifen durch; auf Wunsch sind wir beim Audit dabei.

Kundenstimme (Google-Bewertung, sinngemäß): Ein Gründerteam berichtet, es habe für die Erstzertifizierung einen sehr engen Zeitplan gehabt. Gerade als Gründer, die zum ersten Mal mit der AZAV zu tun hatten, habe ihnen die flexible fachliche Begleitung mit Praxistipps sehr geholfen.

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Vorhaben steht, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.

Keine Rechts- oder Steuerberatung: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick, etwa zur Rechtsform. Zulassen kann Ihren Träger nur die fachkundige Stelle.