Fachkundige Stelle nach AZAV – Zertifizierer finden und vergleichen

Was ist eine fachkundige Stelle?

§ 177 Abs. 1 SGB III definiert fachkundige Stellen als die von der Akkreditierungsstelle für die Zulassung nach dem Recht der Arbeitsförderung akkreditierten Zertifizierungsstellen. Umgangssprachlich heißen sie AZAV-Zertifizierungsstelle oder AZAV-Zertifizierer. Sie entscheiden über die Trägerzulassung nach § 178 und die Maßnahmenzulassung nach §§ 179 und 180 SGB III.

Mit der Akkreditierung ist ausdrücklich keine Beleihung verbunden (§ 177 Abs. 1 Satz 2 SGB III). Fachkundige Stellen sind also keine Behörden. Nach dem Kommunikationskonzept der Bundesagentur für Arbeit entsteht zwischen Träger und fachkundiger Stelle ein privatrechtliches Vertragsverhältnis mit wechselseitigen Rechten und Pflichten.

Agenturen für Arbeit und Jobcenter sind am Zulassungsverfahren nicht beteiligt. Sie prüfen erst bei der Einlösung eines Gutscheins, ob Ihr Angebot zu den darin festgelegten Zielen passt. Fragen zur Zulassung beantwortet die fachkundige Stelle.

Wer akkreditiert fachkundige Stellen – und wie lange?

Akkreditierungsstelle ist die Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS), die einzige nationale Akkreditierungsstelle in Deutschland. Die Akkreditierung wird bei ihr beantragt und ist auf längstens fünf Jahre befristet. Die wirksame Anwendung des Qualitätsmanagementsystems der fachkundigen Stelle überprüft die DAkkS jährlich (§ 177 Abs. 3 SGB III). Die Fachaufsicht über die DAkkS übt in diesem Bereich die Bundesagentur für Arbeit aus (§ 177 Abs. 1 Satz 3).

Nach § 1 AZAV achtet die DAkkS besonders darauf, dass die mit Zulassungen beauftragten Personen umfassende Kenntnisse der Fachbereiche sowie zu Inhalt und Durchführung von Maßnahmen nach §§ 45, 81 und 82 SGB III haben. Zum Nachweis gehören laut Kommunikationskonzept der Bundesagentur neben dem Geschäftsstellenaudit auch Witness-Audits, die der Feststellung der Kompetenz des Zertifizierungspersonals dienen.

Welche Anforderungen muss eine fachkundige Stelle erfüllen?

§ 177 Abs. 2 SGB III nennt neun Voraussetzungen für die Akkreditierung. Für Sie als Träger sind sie zugleich ein Maßstab, an dem Sie die Arbeit der Stelle messen können:

• ausreichende Organisationsstrukturen sowie personelle und finanzielle Mittel (Nr. 1)
• befähigtes Personal mit besonderen Kenntnissen der Aufgabengebiete der Träger und der zuzulassenden Maßnahmen (Nr. 2)
• Unabhängigkeit gegenüber den zu prüfenden Trägern (Nr. 3)
• zuverlässiges Personal (Nr. 4)
• Anwendung der Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III (Nr. 5)
• Schutz Ihrer Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse (Nr. 6)
• ein eigenes Qualitätsmanagementsystem (Nr. 7)
• ein Verfahren zur Prüfung von Beschwerden und zum Entziehen der Zulassung bei erheblichen Verstößen (Nr. 8)
• ein transparentes und dokumentiertes Verfahren zur Ermittlung und Abrechnung des Prüfaufwands (Nr. 9)

Warum sind Beratung und Zertifizierung getrennt?

Eine fachkundige Stelle darf nur über Ihre Zulassung entscheiden, wenn sie mit Ihnen weder wirtschaftlich, personell noch organisatorisch verflochten ist und wenn zu Ihnen kein Beratungsverhältnis besteht oder bestanden hat (§ 177 Abs. 2 Nr. 3 SGB III). Außerdem dürfen nach § 181 Abs. 4 letzter Satz Personen, die im Verfahren gutachterlich oder beratend tätig waren, nicht an der Entscheidung beteiligt sein.

Für Sie heißt das: Wer Sie bei der Vorbereitung berät, kann Sie nicht zertifizieren. Das AZAV Serviceportal ist deshalb keine fachkundige Stelle, sondern eine unabhängige Beratung. Erwarten Sie umgekehrt von der fachkundigen Stelle keine Hilfe beim Formulieren Ihrer Unterlagen – ein Beratungsverhältnis würde ihre Unabhängigkeit gefährden.

Wo finden Sie eine Liste der fachkundigen Stellen?

Die Bundesagentur für Arbeit verweist auf die Website der DAkkS: Dort sind alle derzeit akkreditierten fachkundigen Stellen aufgeführt. Die DAkkS führt dafür eine öffentliche Datenbank akkreditierter Stellen. Prüfen Sie vor Vertragsschluss, ob die gewünschte Stelle aktuell für die Zulassung nach dem Recht der Arbeitsförderung akkreditiert ist.

Auch das Zertifikat zeigt die Akkreditierung: Nach § 181 Abs. 6 SGB III nennt es den Namen der fachkundigen Stelle und den Namen der Akkreditierungsstelle, von der sie akkreditiert ist. Die DAkkS veröffentlicht außerdem jährlich die Zahl der Zulassungen je Fachbereich, die ihr die fachkundigen Stellen melden (§ 181 Abs. 9 SGB III).

Nach welchen Kriterien wählen Sie die fachkundige Stelle aus?

Vergleichen Sie Angebote nicht nur nach dem Preis. Wie sich die Kosten zusammensetzen, erklärt der Beitrag zu den Kosten der AZAV-Zertifizierung. Diese Kriterien helfen bei der Auswahl:

• Fachbereiche: Lässt die Stelle Träger und Maßnahmen in den Fachbereichen nach § 5 Abs. 1 AZAV zu, in denen Sie tätig werden wollen?
• Erfahrung mit Ihrer Maßnahmeart: § 177 Abs. 2 Nr. 2 SGB III verlangt besondere Kenntnisse der Inhalte und der rechtlichen Ausgestaltung der Maßnahmen. Fragen Sie nach Erfahrung etwa mit Coaching nach § 45, Umschulungen oder Fahrschulmaßnahmen.
• Terminverfügbarkeit: Passen die freien Audittermine zu Ihrem geplanten Maßnahmestart?
• Audit vor Ort oder remote: Monika Durst erlebt in ihrer Praxis, dass Trägerzulassungen meist vor Ort und Maßnahmenzulassungen meist als digitales Dokumentenaudit stattfinden. Fragen Sie, wie die jeweilige Stelle vorgeht.
• Transparente Aufwandsermittlung: Lassen Sie sich das Verfahren zur Ermittlung und Abrechnung des Prüfaufwands erläutern (§ 177 Abs. 2 Nr. 9) – auch für Überwachungsaudits und spätere Maßnahmen.
• Beschwerdeverfahren: Wie können Sie Einwände vorbringen? Das Verfahren nach § 177 Abs. 2 Nr. 8 sollte klar beschrieben sein.
• Kommunikation: feste Ansprechperson, erreichbare Kontaktwege und ein klarer Umgang mit Nachforderungen.

Kann man die fachkundige Stelle wechseln?

Ja, das Gesetz knüpft daran aber Mitteilungspflichten. Haben Sie die Zulassung bereits bei einer anderen fachkundigen Stelle beantragt, müssen Sie das und deren Entscheidung mitteilen (§ 181 Abs. 2 Satz 1 SGB III). Eine frühere Ablehnung lässt sich durch einen Wechsel also nicht verschweigen.

Lassen Sie Maßnahmen bei einer anderen Stelle zulassen als den Träger, stellen Sie dieser alle Unterlagen Ihrer Trägerzulassung und die erteilte Zulassung zur Verfügung (§ 181 Abs. 2 Satz 2). Nach den Beiratsempfehlungen überwacht dann die maßnahmezulassende Stelle jährlich, ob ihre Maßnahmezulassungen weiterhin die Anforderungen erfüllen.

Klären Sie vor einem Wechsel die Kündigungsregeln Ihres bestehenden Vertrags und wie die neue Stelle mit Ihren laufenden Zulassungen umgeht. Wie die jährlichen Prüfungen ablaufen, lesen Sie im Beitrag zum AZAV-Audit.

Wie hilft das AZAV Serviceportal bei der Auswahl?

Wir holen Angebote mehrerer fachkundiger Stellen ein und vergleichen sie nach den Kriterien, die für Ihr Vorhaben zählen: Fachbereich, Maßnahmeart, Termine, Auditform und Aufwand. Die Entscheidung, welche Stelle Sie beauftragen, treffen Sie.

Danach bereiten wir Sie auf die Prüfung vor, damit die fachkundige Stelle vollständige Unterlagen erhält. Welche Dokumente das sind, zeigt die AZAV-Checkliste. Ihren individuellen Vergleich besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch.

Keine Rechtsberatung: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick. Wir bewerten oder empfehlen keine einzelnen Zertifizierungsstellen öffentlich.