Checkliste zur AZAV-Zertifizierung: Was Träger und Maßnahmen nachweisen

Welche Nachweise zur Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit brauchen Sie?

Ein Träger muss nach § 178 Nr. 1 SGB III leistungsfähig und zuverlässig sein. § 2 Abs. 1 AZAV nennt dafür zwei Gruppen von Angaben: zur finanziellen und fachlichen Leistungsfähigkeit und zur Zuverlässigkeit des Trägers und seiner Geschäftsführung.

• Erklärung, ob über Ihr Vermögen ein Insolvenzverfahren eröffnet, beantragt oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde
• Darstellung Ihrer Organisations- und Personalstruktur und ihrer Eignung für Maßnahmen der Arbeitsförderung
• Darstellung der Eignung der Räume, die Teilnehmende nutzen
• Übersicht über Ihr aktuelles Angebot an Maßnahmen
• Personalien: bei natürlichen Personen Name, Geburtsdatum, Geburtsort und zustellungsfähige Anschrift; bei juristischen Personen und rechtsfähigen Personengesellschaften Name, Geburtsdatum und Geburtsort der Vertretungsberechtigten
• Anschrift des Geschäftssitzes und aller Zweigstellen, von denen aus Maßnahmen angeboten werden sollen
• Auszug aus dem Vereins- oder Handelsregister, soweit Sie eingetragen sind
• Erklärung über Vorstrafen, anhängige Strafverfahren, staatsanwaltschaftliche Ermittlungsverfahren und Gewerbeuntersagungen der letzten fünf Jahre – vom Träger bzw. den zur Vertretung oder Geschäftsführung berechtigten Personen

Praxistipp Standorte: Nach den Beiratsempfehlungen kann ein Standort erst ab einer tatsächlichen, zeitlich konkret bestimmten Anmietung aufgenommen werden. Anzugeben sind auch Standorte, von denen aus digitale Maßnahmen administriert werden.

Wie belegen Sie, dass Sie die Eingliederung unterstützen?

Nach § 178 Nr. 2 SGB III muss ein Träger durch eigene Bemühungen die berufliche Eingliederung der Teilnehmenden unterstützen können. Das setzt nach § 2 Abs. 2 AZAV voraus, dass er Lage und Entwicklung des Ausbildungs- und Arbeitsmarktes berücksichtigt. Die fachkundige Stelle erhält dazu grundsätzlich:

• Darstellung von Art und Umfang der Zusammenarbeit mit Akteuren des Ausbildungs- und Arbeitsmarktes vor Ort
• Darstellung der Methoden, mit denen Sie aktuelle arbeitsmarktrelevante Entwicklungen berücksichtigen
• Übersicht der im jeweiligen Fachbereich bereits durchgeführten Maßnahmen und ihrer arbeitsmarktlichen Ergebnisse
• Bewertungen des Trägers durch Teilnehmende und Betriebe

Welche Nachweise gelten für Personal und Verträge mit Teilnehmenden?

Aus- und Fortbildung sowie Berufserfahrung von Leitung, Lehr- und Fachkräften müssen eine erfolgreiche Durchführung von Maßnahmen erwarten lassen (§ 178 Nr. 3 SGB III). Ihre Verträge mit Teilnehmenden müssen angemessene Bedingungen enthalten, insbesondere über Rücktritts- und Kündigungsrechte (§ 178 Nr. 5 SGB III). § 2 Abs. 3 und 5 AZAV konkretisieren das:

• Angaben zur Person und zur Aus- und Weiterbildung der Leitung sowie der Lehr- und Fachkräfte
• beruflicher Werdegang und praktische Berufserfahrung im jeweiligen Fachbereich
• pädagogische Eignung der Lehr- und Fachkräfte einschließlich ihrer methodisch-didaktischen Kompetenz
• Bewertungen der Lehr- und Fachkräfte durch Teilnehmende
• Mustervertrag für Teilnehmende mit klaren Regelungen zu Rücktritt und Kündigung
• Muster der Teilnahmebescheinigung, die nach Abschluss ausgehändigt wird und Inhalt, zeitlichen Umfang und Ziel der Maßnahme nennt (§ 2 Abs. 5 AZAV)

Was gehört zur QM-Dokumentation nach § 2 Abs. 4 AZAV?

Ein System zur Sicherung der Qualität liegt nach § 2 Abs. 4 AZAV vor, wenn zielgerichtete und systematische Verfahren die Qualität der Leistungen gewährleisten und kontinuierlich verbessern. Die fachkundige Stelle erhält dazu eine Dokumentation zu neun Punkten. In Klammern: Beispiele aus den Beiratsempfehlungen. Wie Sie die Dokumentation aufbauen, erklärt die Seite QM-Handbuch nach AZAV.

• kunden- und eingliederungsorientiertes Leitbild (Unternehmensprofil, Definition Ihrer Kunden, intern und extern kommuniziert, regelmäßig überprüft)
• Unternehmensorganisation und -führung einschließlich Unternehmenszielen und eigener Prüfungen zur Funktionsweise des Unternehmens (Aufbau- und Ablauforganisation mit Verantwortlichkeiten)
• zielorientiertes Konzept zur Qualifizierung und Fortbildung von Leitung, Lehr- und Fachkräften (Schulungsbedarf ermitteln, Wirksamkeit beurteilen)
• Zielvereinbarungen mit Messung der Zielerreichung und Steuerung von Verbesserungen auf Grundlage von Kennzahlen und Indikatoren
• Berücksichtigung arbeitsmarktlicher Entwicklungen bei Konzeption und Durchführung von Maßnahmen (systematische Analyse des für Sie relevanten Marktes)
• Methoden zur Förderung der individuellen Entwicklungs-, Eingliederungs- und Lernprozesse (Eignungsfeststellung, Ermittlung des Lernbedarfs, Erfassung von Präsenz und Abbrüchen)
• Methoden zur Bewertung der durchgeführten Maßnahmen und ihrer arbeitsmarktlichen Ergebnisse
• Art und Weise der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit Dritten und ihrer Weiterentwicklung
• systematisches Beschwerdemanagement einschließlich regelmäßiger Befragungen der Teilnehmenden

Welche Unterlagen braucht die Maßnahmezulassung?

Für jede Maßnahme prüft die fachkundige Stelle § 179 SGB III und §§ 3 und 4 AZAV, bei Weiterbildungen zusätzlich § 180 SGB III. Welche Dokumentationen beiliegen sollten, beschreiben die Beiratsempfehlungen. Ausführlich zur Konzeption und Kalkulation: Maßnahmenzulassung.

• Maßnahmekonzept: Ziele, Dauer und Inhalte, jeweils auf die Zielgruppe und das Maßnahmeziel hin konzipiert (§ 3 Abs. 1 Nr. 1 AZAV)
• methodisch-didaktische Umsetzung, Lehrorganisation und Materialien, Vertretungsregelungen und Teilnahmekontrolle
• Darstellung, wie die Maßnahme aktuelle Entwicklungen des Ausbildungs- und Arbeitsmarktes berücksichtigt (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 AZAV)
• Teilnahmebedingungen sowie räumliche, personelle und technische Ausstattung einschließlich der eingesetzten Informationstechnik (§ 179 Abs. 1 Nr. 2 SGB III)
• Kalkulation mit Kostendeckungs- und Ertragsrechnung; bei Gruppenmaßnahmen grundsätzlich mit zwölf Teilnehmenden (§ 3 Abs. 3 AZAV)
• Abgleich mit dem Bundesdurchschnittskostensatz; bei Überschreitung eine Begründung über besondere Aufwendungen nach § 3 Abs. 4 AZAV, bei mehr als 25 Prozent zusätzlich die Zustimmung der Bundesagentur (§ 179 Abs. 2 SGB III)
• Begründung der Dauer: Sie ist angemessen, wenn sie sich auf den Umfang beschränkt, der für das Maßnahmeziel notwendig ist (§ 179 Abs. 1 Nr. 3 SGB III)
• erforderliche Berechtigungen, etwa für die Durchführung oder Prüfungsabnahme, bei zulassungspflichtigem Fernunterricht die Berechtigung der Zentralstelle für Fernunterricht (§ 3 Abs. 7 AZAV)
• bei Weiterbildungen, die auf einen Berufsabschluss vorbereiten: Bestätigung der zuständigen Stelle oder Aufsichtsbehörde über Ihre Eignung als Ausbildungsstätte (§ 4 AZAV)
• bei Weiterbildungen: Zeugnis über den vermittelten Lehrstoff (§ 180 Abs. 2 SGB III); bei Vollzeitumschulungen grundsätzlich eine um ein Drittel verkürzte Dauer (§ 180 Abs. 4 SGB III)

Was gilt, wenn Sie noch keine Erfahrungswerte haben?

Mehrere Punkte des § 2 AZAV fragen nach Ergebnissen aus der Vergangenheit, etwa durchgeführte Maßnahmen oder Bewertungen durch Teilnehmende. Das betrifft vor allem neue Träger – mehr zum Start lesen Sie unter Bildungsträger gründen. Kann ein Träger im Einzelfall keine Angaben aus seiner bisherigen Tätigkeit machen, muss er nach § 2 Abs. 7 AZAV „in geeigneter Weise darlegen, wie die jeweilige Anforderung erfüllt werden wird“. Wie das aussehen kann, zum Beispiel:

• Fragebögen, die Sie künftig für Teilnehmende und Betriebe einsetzen, und eine Beschreibung, wie Sie sie auswerten
• ein Verfahren, mit dem Sie Eingliederungsergebnisse nach Maßnahmeende erfassen werden
• geplante Kooperationen mit Betrieben und Akteuren des Arbeitsmarktes vor Ort

Auf welche Lücken sollten Sie vor dem Einreichen achten?

Prüfen Sie vor dem Einreichen besonders Stellen, an denen Unterlagen formal vorhanden, aber inhaltlich unvollständig sein können:

• Leitbild ohne erkennbaren Bezug zur Eingliederung in den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt
• Ziele ohne Kennzahlen oder ohne Nachweis, dass die Zielerreichung überprüft wird
• Beschwerdemanagement, das beschrieben, aber nicht ausgewertet wird
• Lebensläufe ohne Aussagen zur pädagogischen Eignung
• Standorte, die im Antrag fehlen oder für die keine konkrete Anmietung belegt ist
• Widersprüche zwischen Konzept, Kalkulation und Informationen an Teilnehmende – der Beirat verlangt hier Übereinstimmung
• Kalkulationen ohne Nachweise – reine Eigenerklärungen genügen nach den Beiratsempfehlungen nicht

Wie kommen Sie von der Checkliste zum fertigen Antrag?

Wie umfangreich jeder Punkt ausfallen muss, hängt von Fachbereich, Standorten und Maßnahmen ab. Monika Durst arbeitet deshalb mit persönlichen Prüffragen- und Dokumentchecklisten für Ihren Träger und prüft Ihre Unterlagen in Korrekturschleifen, bevor sie zur fachkundigen Stelle gehen. Was im anschließenden Audit geprüft wird, lesen Sie unter AZAV-Audit.

Sie möchten wissen, welche Punkte bei Ihnen noch offen sind? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.

Keine Rechtsberatung: Die Checkliste beruht auf SGB III, AZAV und den Beiratsempfehlungen (Stand 17.06.2026). Welche Unterlagen Ihre fachkundige Stelle im Einzelfall anfordert, klären Sie mit ihr.