Leitfaden AZAV-Zertifizierung: vom Antrag bis zum Zertifikat

Was ist die AZAV-Zertifizierung?

Die AZAV-Zertifizierung ist das Zulassungsverfahren für Träger und Maßnahmen der Arbeitsförderung. Das Gesetz spricht von „Zulassung“; mit der Zulassung wird nach § 181 Abs. 6 SGB III ein Zertifikat vergeben. Deshalb werden AZAV-Zulassung, AZAV-Zertifizierung und AZAV-Zertifikat im Alltag gleichbedeutend verwendet. Was hinter der Abkürzung steckt, erklärt die Seite Was ist AZAV?.

Das Verfahren besteht aus zwei Teilen. Die Trägerzulassung nach § 178 SGB III prüft die Organisation: Leistungsfähigkeit, Personal und Qualitätsmanagement. Die Maßnahmezulassung nach § 179 SGB III (umgangssprachlich Maßnahmenzulassung) prüft jedes einzelne Angebot – Konzept, Ausstattung, Dauer und Kosten. Für Weiterbildungen gelten zusätzlich die Anforderungen des § 180 SGB III.

Die Zulassung erteilt nicht die Agentur für Arbeit, sondern eine fachkundige Stelle. Das sind Zertifizierungsstellen, die von der Akkreditierungsstelle dafür akkreditiert sind (§ 177 Abs. 1 SGB III); in Deutschland ist das die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS). Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit sind mehr als 30 fachkundige Stellen bundesweit tätig. Worauf Sie bei der Auswahl achten, lesen Sie unter fachkundige Stelle finden.

Die Bezeichnung des Zertifikats ist gesetzlich festgelegt. Für Träger lautet sie nach § 181 Abs. 6 Satz 2 Nr. 1 SGB III: „Zugelassener Träger nach dem Recht der Arbeitsförderung. Zugelassen durch (Name der fachkundigen Stelle) – von (Name der Akkreditierungsstelle) akkreditierte Zertifizierungsstelle“. Für Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung und für Weiterbildungsmaßnahmen gibt es eigene Formulierungen.

Wer braucht eine AZAV-Zulassung?

Jeder Träger, der Maßnahmen der Arbeitsförderung selbst durchführen oder durchführen lassen will, braucht nach § 176 Abs. 1 SGB III eine Trägerzulassung. Ausgenommen sind nur Arbeitgeber, die ausschließlich betriebliche Maßnahmen oder betriebliche Teile von Maßnahmen durchführen. Zusätzlich brauchen nach § 176 Abs. 2 SGB III bestimmte Maßnahmen eine eigene Zulassung: AVGS-Maßnahmen bei einem Träger (§ 45 Abs. 4 Satz 3 Nr. 1 SGB III) und Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach §§ 81 und 82 SGB III.

In der Praxis betrifft das zum Beispiel:

• Bildungs- und Weiterbildungsanbieter, die Kurse über den Bildungsgutschein anbieten wollen
• Coaches und Beratungsanbieter mit Einzel- oder Gruppenangeboten über den AVGS – mehr dazu unter AZAV-Zulassung für Coaches
• Fahrschulen, die geförderte Qualifizierungen anbieten möchten – siehe AZAV-Zertifizierung für Fahrschulen
• private Arbeitsvermittlungen mit ausschließlich erfolgsbezogener Vergütung über den AVGS (Fachbereich 2) – sie brauchen die Trägerzulassung, eine Maßnahmezulassung sieht § 176 Abs. 2 SGB III hier nicht vor
• Gründerinnen und Gründer, die einen neuen Träger aufbauen – siehe Bildungsträger gründen

Welche Voraussetzungen gelten für die AZAV-Zertifizierung?

Ein Träger ist nach § 178 SGB III zuzulassen, wenn er fünf Bedingungen erfüllt. Die AZAV konkretisiert in § 2, welche Angaben und Nachweise die fachkundige Stelle dafür grundsätzlich erhält. Details zur Trägerseite finden Sie unter Trägerzulassung, zur Dokumentation unter QM-Handbuch nach AZAV.

• Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, etwa finanzielle und fachliche Leistungsfähigkeit und geeignete Räume (§ 178 Nr. 1 SGB III, § 2 Abs. 1 AZAV)
• die Fähigkeit, die berufliche Eingliederung der Teilnehmenden durch eigene Bemühungen zu unterstützen (Nr. 2, § 2 Abs. 2 AZAV)
• Leitung, Lehr- und Fachkräfte mit passender Aus- und Fortbildung und Berufserfahrung (Nr. 3, § 2 Abs. 3 AZAV)
• ein angewandtes System zur Sicherung der Qualität (Nr. 4, § 2 Abs. 4 AZAV)
• Verträge mit Teilnehmenden, die angemessene Bedingungen enthalten, insbesondere über Rücktritts- und Kündigungsrechte (Nr. 5, § 2 Abs. 5 AZAV)

Ein bestimmtes Qualitätsmanagementsystem schreibt der Beirat nach § 182 SGB III nicht vor. Die fachkundige Stelle prüft die Anforderungen aus § 2 Abs. 4 AZAV unabhängig davon, welches System Sie verwenden.

Wie läuft die AZAV-Zertifizierung ab?

Der Ablauf folgt § 181 SGB III und § 5 AZAV. Die Träger- und die Maßnahmezulassung können Sie bei derselben oder bei verschiedenen fachkundigen Stellen beantragen; im zweiten Fall stellen Sie der maßnahmezulassenden Stelle alle Unterlagen Ihrer Trägerzulassung zur Verfügung (§ 181 Abs. 2 SGB III).

1. Fachkundige Stelle auswählenSie wählen eine akkreditierte fachkundige Stelle und schließen mit ihr einen kostenpflichtigen Vertrag über die Prüfung. Agenturen für Arbeit und Jobcenter sind an diesem Schritt nicht beteiligt.
2. Antrag mit Unterlagen einreichenDer Antrag muss alle Angaben und Nachweise enthalten, die zur Feststellung der Voraussetzungen nötig sind (§ 181 Abs. 1 SGB III). Haben Sie bereits bei einer anderen fachkundigen Stelle einen Antrag gestellt, teilen Sie das samt Entscheidung mit. Eine Übersicht bietet die AZAV-Checkliste.
3. Prüfung der AntragsunterlagenDie fachkundige Stelle prüft die Anforderungen ortsbezogen und bezogen auf jeden beantragten Fachbereich (§ 5 Abs. 1 AZAV).
4. Örtliche Prüfung (Audit)Die Entscheidung fällt nach Prüfung der Unterlagen und örtlichen Prüfungen, auch der Zweigstellen (§ 181 Abs. 4 SGB III). Nach der Erfahrung von Monika Durst wird die Trägerzulassung meist per Vor-Ort-Audit geprüft, die Maßnahmenzulassung meist als digitales Dokumentenaudit. Mehr dazu unter AZAV-Audit.
5. Nachbesserung, falls nötigSind Kriterien nicht erfüllt, kann die fachkundige Stelle das Verfahren einmalig für längstens drei Monate aussetzen, damit Sie nachbessern – oder die Zulassung endgültig ablehnen (§ 181 Abs. 4 Satz 3 SGB III).
6. Schriftliche EntscheidungDie Entscheidung bedarf der Schriftform. Personen, die im Verfahren gutachterlich oder beratend tätig waren, dürfen an ihr nicht beteiligt sein (§ 181 Abs. 4 SGB III).
7. Zertifikat mit AnlageMit der Zulassung erhalten Sie das Zertifikat. Ihm ist eine fortlaufend aktualisierte Anlage beigefügt, die Ihre Standorte mit den jeweiligen Fachbereichen aufführt (§ 5 Abs. 6 AZAV). Danach oder parallel folgt die Maßnahmenzulassung für Ihre einzelnen Angebote.

Für welche Fachbereiche gibt es die AZAV-Zulassung?

Die Trägerzulassung wird für einen oder mehrere Fachbereiche erteilt. § 5 Abs. 1 Satz 3 AZAV nennt sechs Fachbereiche. Sie beantragen die Bereiche, in denen Sie Leistungen anbieten wollen. Kommt später ein Fachbereich hinzu, ist das eine Änderung, die Sie der fachkundigen Stelle mitteilen müssen (§ 5 Abs. 5 AZAV) und die für diesen Bereich geprüft wird.

Maßnahme-Zertifikate nach § 176 Abs. 2 SGB III betreffen die Fachbereiche 1 und 4 – also AVGS-Maßnahmen und Weiterbildungen mit Bildungsgutschein.

Wie lange gilt das AZAV-Zertifikat?

Die Trägerzulassung ist auf längstens fünf Jahre befristet. Das ergibt sich aus § 181 Abs. 5 Satz 2 SGB III, der auf § 177 Abs. 3 Satz 2 und 3 SGB III verweist. Innerhalb dieser Zeit überprüft die fachkundige Stelle jährlich, ob Ihr Qualitätsmanagementsystem wirksam angewendet wird. Vor Ablauf beantragen Sie eine erneute Zulassung, wenn Sie weiter geförderte Maßnahmen anbieten wollen.

Für Maßnahmen gilt § 5 Abs. 4 AZAV: Die Dauer der Zulassung richtet sich nach der erwarteten Entwicklung am Ausbildungs- und Arbeitsmarkt. Sie soll auf längstens drei Jahre befristet werden und kann längstens fünf Jahre betragen, wenn diese Entwicklung voraussichtlich keine wesentlichen Auswirkungen auf die Maßnahme hat.

Während der Laufzeit teilen Sie Änderungen mit, die sich auf die Zulassung auswirken können – insbesondere zu Standorten, Fachbereichen und Durchführung der Maßnahmen (§ 5 Abs. 5 AZAV). Erfüllt ein Träger die Anforderungen nach einer Frist von höchstens drei Monaten weiterhin nicht, muss die Zulassung entzogen werden (§ 181 Abs. 7 SGB III).

Wie lange dauert die AZAV-Zertifizierung?

SGB III und AZAV legen keine Bearbeitungsfrist für die fachkundige Stelle fest. Nach der Erfahrung von Monika Durst dauert die Vorbereitungsphase in der Regel 4 bis 10 Wochen, je nachdem, wie viel Struktur bereits vorhanden ist. Der gesamte Prozess bis zur erteilten Zulassung nimmt meist 10 bis 12 Wochen in Anspruch.

Im Einzelfall zählen vor allem die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen, die Zahl der zu prüfenden Standorte, Fachbereiche und Maßnahmen sowie die Audittermine der fachkundigen Stelle. Eine Nachbesserung kann bis zu drei Monate hinzufügen.

Was kostet die AZAV-Zertifizierung?

Die Kosten bestehen im Wesentlichen aus der Vergütung der fachkundigen Stelle, Ihrem internen Aufwand für Dokumentation und Vorbereitung und gegebenenfalls einer externen Beratung. Jede fachkundige Stelle muss nach § 177 Abs. 2 Satz 1 Nr. 9 SGB III ein transparentes und dokumentiertes Verfahren haben, mit dem sie den Prüfaufwand ermittelt und abrechnet. Da jede Stelle ihren Aufwand selbst ermittelt, kann sich ein Vergleich mehrerer Angebote lohnen.

Davon zu trennen sind die Kosten Ihrer Maßnahmen, also der Preis, den Sie je Teilnehmenden kalkulieren. Sie werden bei der Maßnahmezulassung an den Bundesdurchschnittskostensätzen gemessen. Welche Kostenblöcke bei der Zertifizierung anfallen, zeigt die Seite Kosten der AZAV-Zertifizierung.

Wie hilft eine AZAV-Beratung bei der Zertifizierung?

Beratung und Zulassung sind gesetzlich getrennt. Eine fachkundige Stelle darf über Ihre Zulassung nur entscheiden, wenn zu Ihnen kein Beratungsverhältnis besteht oder bestanden hat (§ 177 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 SGB III). Wer sich beim Aufbau der Unterlagen unterstützen lässt, braucht dafür also eine unabhängige Beratung – und die Zulassung erteilt am Ende allein die fachkundige Stelle.

Monika Durst begleitet Träger durch das gesamte Verfahren: von der Erstanalyse über einen Angebotsvergleich fachkundiger Stellen, ein Muster-QM-Handbuch, Prozessvorlagen sowie Prüffragen- und Dokumentchecklisten bis zu Korrekturschleifen vor dem Audit. Auf Wunsch nimmt sie am Audit teil. Für Maßnahmen übernimmt sie die Kostensatzkalkulation und die Gestaltung von Maßnahmen. Mehr über ihren Hintergrund lesen Sie auf der Seite Monika Durst.

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Keine Rechtsberatung: Diese Seite erläutert die gesetzlichen Grundlagen nach bestem Wissen (Stand: 13.10.2026). Maßgeblich sind der aktuelle Gesetzestext und die Entscheidung Ihrer fachkundigen Stelle.