Kosten der AZAV-Zertifizierung: Woraus sie sich zusammensetzen

Aus welchen Bausteinen bestehen die Kosten?

Die Kosten bestehen aus Prüfleistungen der fachkundigen Stelle über die gesamte Laufzeit sowie aus Ihrem eigenen Aufwand. Für die Zulassung schließen Sie laut Bundesagentur für Arbeit einen kostenpflichtigen Vertrag mit einer fachkundigen Stelle; Agenturen für Arbeit und Jobcenter sind daran nicht beteiligt.

Die Tabelle zeigt, welche Posten anfallen können und wann:

Wovon hängt der Aufwand ab?

Der Aufwand hängt vor allem davon ab, wie viel die fachkundige Stelle prüfen muss. Die wichtigsten Stellgrößen ergeben sich direkt aus SGB III und AZAV.

Für Ihren internen Aufwand zählt zusätzlich, wie viel Struktur bereits vorhanden ist. Nach der Erfahrung von Monika Durst dauert die Vorbereitung je nach vorhandener Struktur in der Regel 4 bis 10 Wochen. Diese Faktoren bestimmen den Prüfumfang:

• Standorte: Die Trägerzulassung wird ortsbezogen geprüft, Standorte und Zweigstellen werden einbezogen (§ 5 Abs. 1 AZAV, § 181 Abs. 4 SGB III).
• Fachbereiche: Geprüft wird für jeden der sechs Fachbereiche nach § 5 Abs. 1 Satz 3 AZAV, in dem Sie tätig sein wollen.
• Zahl der Maßnahmen: Jede Maßnahme braucht eine Zulassung, sofern Sie keine Referenzauswahl beantragen.
• Kostensätze: Liegen sie mehr als 25 Prozent über dem B-DKS, kommt die Kostenzustimmung der Bundesagentur als zusätzlicher Schritt hinzu.
• Vorhandenes Qualitätsmanagement: Zertifikate unabhängiger Stellen, zum Beispiel nach DIN EN ISO 9001, soll die fachkundige Stelle ganz oder teilweise berücksichtigen, wenn sie in einem dem Zulassungsverfahren entsprechenden Verfahren erteilt wurden (§ 181 Abs. 4 Satz 2 SGB III). Ob das zutrifft, entscheidet sie.

Warum unterscheiden sich die Angebote der fachkundigen Stellen?

Die Angebote unterscheiden sich, weil jede fachkundige Stelle ihren Aufwand selbst kalkuliert. Fachkundige Stellen sind laut Bundesagentur privatwirtschaftliche Unternehmen, die von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) akkreditiert werden; bundesweit sind mehr als 30 tätig. Ein Preisniveau gibt das Gesetz nicht vor, wohl aber Transparenz: Die Stelle muss über ein transparentes und dokumentiertes Verfahren zur Ermittlung und Abrechnung des Prüfaufwands verfügen (§ 177 Abs. 2 Nr. 9 SGB III).

Wir erstellen Ihnen im Rahmen der Begleitung einen Angebotsvergleich und beraten Sie bei der Wahl. Worauf es neben dem Preis ankommt, lesen Sie im Beitrag zur fachkundigen Stelle. Vergleichen Sie nicht nur die Erstzulassung, sondern fragen Sie nach:

• Sind Träger- und Maßnahmenprüfung getrennt ausgewiesen?
• Was kosten die jährliche Überprüfung und die erneute Zulassung?
• Wie werden weitere Maßnahmen und Änderungen abgerechnet?
• Sind Reisekosten für die Prüfung vor Ort enthalten?
• Was gilt, wenn das Verfahren zur Nachbesserung ausgesetzt wird?

Wie lassen sich die Kosten senken?

Sie senken die Kosten vor allem, indem Sie Prüfumfang und Nachbesserungen gering halten. Einige Stellschrauben sind im Gesetz selbst angelegt:

• Referenzauswahl beantragen: Statt jeder Maßnahme prüft die fachkundige Stelle eine repräsentative Stichprobe (§ 181 Abs. 3 SGB III). Voraussetzung ist, dass die Kosten der Maßnahmen die B-DKS nicht übersteigen (§ 5 Abs. 3 AZAV).
• Mit Maßnahmebausteinen arbeiten: Die Zulassung zugelassener Bausteine gilt auch für eine daraus zusammengesetzte Maßnahme, wenn Sie diese auf Teilnehmende und Arbeitsmarkt abstimmen (§ 3 Abs. 8 AZAV).
• Nachbesserungen vermeiden: Fehlen Nachweise, kann die fachkundige Stelle das Verfahren für bis zu drei Monate aussetzen (§ 181 Abs. 4 SGB III). Das verzögert den Start und kann je nach Vertrag zusätzliche Prüfleistungen auslösen.
• Vorhandene Zertifikate einbringen: Legen Sie bestehende QM-Zertifikate von Anfang an vor.
• Kalkulation am B-DKS ausrichten: Wer den Durchschnitt nicht um mehr als 25 Prozent überschreitet, braucht keine Kostenzustimmung. Wie die Sätze aufgebaut sind, erklärt unser Ratgeber zu den B-DKS.

Mit welchen Folgekosten müssen Sie rechnen?

Folgekosten entstehen vor allem durch die jährlichen Überprüfungen und durch erneute Zulassungen. Während der Laufzeit der Trägerzulassung wird jedes Jahr geprüft, ob Ihr Qualitätsmanagement wirksam angewendet wird. Maßnahmezulassungen sollen auf längstens drei Jahre befristet werden und können damit vor der Trägerzulassung auslaufen (§ 5 Abs. 4 AZAV).

Hinzu kommen neue Maßnahmen, für die das Verfahren erneut eröffnet wird (§ 181 Abs. 3 Satz 3 SGB III), sowie Änderungen bei Standorten, Fachbereichen oder Kostensätzen. Intern binden Kennzahlen, Teilnehmendenbefragungen, Beschwerdemanagement und eigene Prüfungen nach § 2 Abs. 4 AZAV laufend Zeit. Wie Überwachung und erneute Zulassung ablaufen, erklärt der Beitrag zum AZAV-Audit.

Was trägt eine Beratung zur Kostenplanung bei?

Eine Beratung macht die Kosten planbar, ersetzt aber nicht die Gebühr der fachkundigen Stelle. Beide Rollen sind gesetzlich getrennt: Hat eine fachkundige Stelle einen Träger beraten, darf sie nicht über dessen Zulassung entscheiden (§ 177 Abs. 2 Nr. 3 SGB III).

Das AZAV Serviceportal unterstützt Sie mit einem Angebotsvergleich der fachkundigen Stellen, einer sachgerechten Kalkulation Ihrer Maßnahmen, Muster-QM-Handbuch und Checklisten sowie Korrekturschleifen vor dem Audit. Der Beratungsaufwand richtet sich nach Ihrem Ausgangsstand. Im kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie dazu eine individuelle Einschätzung.

Warum hier keine Preise stehen: Die Gebühren legt jede fachkundige Stelle selbst fest, und sie hängen von Ihrem Vorhaben ab. Pauschale Beträge wären deshalb irreführend. Belastbare Zahlen liefert nur ein konkretes Angebot.